この記事では、Accessのメリット・デメリット、リスク、開発できるアプリ事例、そして開発コストについて詳しく解説します。
Accessを用いた開発があなたのビジネスにどのように貢献できるのか、その全貌を明らかにします。
ぜひ最後までお読みください。
Accessとは、Microsoft Office Access（マイクロソフト・オフィス・アクセス）という、Microsoft社が開発し提供しているデータベース管理ソフトです。
データの管理・保存に優れており、多くのビジネスの現場において利用されています。
そもそもデータベースとは、大量のデータを整理して蓄積し、必要な時にすぐに取り出せるように管理しているシステムのことを指します。
データベース管理ソフトにはいくつか種類がありますが、Accessの場合はデータを表（テーブル）として管理する「リレーショナルデータベース」方式の1つです。
Accessは、データベースの作成からデータの追加、更新、削除などの機能も備えているため、ある程度の規模のデータも取得しやすくデータ分析にも有効活用できます。
Accessは、ExcelやWordでお馴染みのマイクロソフト社の製品で「画面」と「データベース」、そして「帳票」の３つの機能が統合されたデータベースソフトで小規模な業務システムを構築するのに向いています。
Accessは、小規模から中規模のデータベースシステムを手軽に構築できることが最大のメリットです。
GUIベースの操作でテーブルやクエリ、フォーム、レポートを作成でき、プログラミング知識が少ない人でも比較的容易にデータベースアプリケーションを開発できます。
また、Microsoft Officeとの連携が強いため、ExcelやWordとのデータのやり取りもスムーズです。
一方、Accessは大規模なデータベースには向いていません。データ量が増えるとパフォーマンスが低下し、データの検索や更新に時間がかかることがあります。
また、複数ユーザーが同時にデータを操作すると、データの整合性を保つのが難しくなることがあります。
上記含め、デメリット・注意点は以下の通りです。
１．データ量が増えると処理速度が低下しやすい
２．大規模なシステム構築には不向き
３．複数のパソコンからアクセスされるデータベースとしては不向き
４．同時使用するとファイルが破損することがある
５．AccessのVBAは、デバッグやテストのツールが不十分
６．リンクテーブル機能は、ODBCの設定やリンク先の更新に手間がかかる
Accessは、データベースの規模が大きくなるとパフォーマンスが低下する可能性があります。
特に、複数のユーザーが同時にアクセスすると、レスポンスが遅くなることがあります。
そのため、大規模なデータベースを扱う場合や、高いパフォーマンスが求められる場合は、他のデータベースシステムを検討することをお勧めします。
Accessは、簡単なデータベースや小さなシステムを作るのに適していますが、しっかりとした中～大規模な業務システムを作るには、別のデータベースや開発ツール、開発言語を考えた方が良い場合が多いです。
Accessは、セキュリティ機能が限定的であるため、機密性の高いデータを扱う場合には注意が必要です。
また、データベースが破損した場合のデータ復旧も難しいことがあります。これらのリスクを避けるためには、定期的なバックアップや適切なセキュリティ対策が必要です。
Accessのセキュリティーとデータ保護についてポイントを以下にまとめます。
1. ユーザーレベルのセキュリティの欠如
ユーザーレベルのセキュリティが適切に設定されていない場合、不適切なユーザーが重要なデータにアクセスしたり、それを変更したりする可能性があります。これは、データの誤った使用や情報漏洩を引き起こす可能性があります。
2. パスワード保護の欠陥
パスワードが弱い、または存在しない場合、不正アクセスのリスクが高まります。これは、データの盗難や悪用につながる可能性があります。
3. バックアップと復元の不備
定期的なバックアップが行われていない場合、または復元プロセスが不適切な場合、データの損失や破損のリスクが高まります。
4. エンクリプションの欠如
データベースが暗号化されていない場合、データが盗まれたときにその内容が第三者に読まれる可能性があります。
5. データマクロのセキュリティ問題
信頼できないソースからのマクロを使用すると、システムが危険にさらされる可能性があります。
これは、データの損失やシステムのダウンタイムにつながる可能性があります。
Accessを使用して、在庫管理システムを開発することができます。商品の在庫状況をリアルタイムで把握し、在庫が少なくなったら自動的に発注するなどの機能を持つアプリケーションを作成できます。
商品の在庫状況、発注情報、販売履歴などを一元管理することができます。
これにより、在庫の過剰または不足を防ぎ、効率的な在庫管理を実現することができます。
Accessを使用して、顧客関係管理（CRM）システムを開発することも可能です。
顧客の連絡先情報、購入履歴、顧客のフィードバックなどを管理し、顧客との関係を強化することができます。
これにより、顧客のニーズをより深く理解し、ビジネスの成長を支えることができます。
ホテルやレストランなどのビジネスでは、予約管理システムの開発が必要となることがあります。
Accessを使用すれば、予約のスケジューリング、変更、キャンセルなどを効率的に管理することができます。
企業内の人事管理にもAccessは役立ちます。従業員の個人情報、勤務時間、給与情報などを管理し、人事業務をスムーズに行うことができます。
プロジェクト管理システムもAccessで開発することができます。
プロジェクトの進行状況、タスクの割り当て、期限管理などを一元管理することで、プロジェクトの進行を効率的に管理することができます。
Accessでアプリを開発する際のコストは、開発に必要な時間、開発者のスキルレベル、アプリの複雑さなどによります。
また、開発後の保守・サポートのコストも考慮する必要があります。
Accessは、初期投資が少なくて済み、短期間でアプリを開発できるため、開発コストを抑えることが可能です。
また、自社で運用・保守できるため、長期的なコストも削減できます。
・昔からコピーして使っているExcelブックがいっぱいでExcelに限界を感じている
・Excelをデータベース代わり使っていたが、データ量の増加により集計処理が遅くなって困っている
・費用をかけず、その業務だけ、小さなシステムを作りたい
・市販のソフトを使っているが業務に合わず一部の機能だけしか使っていない
・本社と支店で売上データの一元管理ができていない
上記のような課題（お悩み）はAccessで解決できます。
Accessは非常に便利なデータベースソフトですがWebシステムにはできません。
外出先でPCやスマホからAccessに格納された情報を見ることはできず、その情報を見るには社内に戻ってAccessを起動しなければなりません。
もしリアルタイムに社外から情報にアクセスしたい場合にはWebデータベースのご利用をおススメいたします。
キントーンは、サイボウズが開発したクラウド型のデータベース管理ツールで、ITの専門知識がない人でも素早く、簡単に業務アプリを作成できるとされています。
キントーンは「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の3つの機能を一つにまとめて提供しており、PCだけでなく、スマホなどのマルチデバイスからアクセスが可能です。
VB.NETは、Microsoftが開発したプログラミング言語で、.NETフレームワーク上で動作します。
オブジェクト指向プログラミングをサポートしており、Windowsアプリケーションの開発に広く使用されています。
また、ExcelやAccessなどのMicrosoft Office製品でVBAとして応用することも可能です。
ですので、Accessというデータベース管理ソフトで作ったシステムを、VB.NETというプログラミング言語で新しく作り直せます。
１．FileMakerを使用したシステム構築
FileMakerは、Appleの子会社であるClaris International Inc.が開発したデータベース管理システムです。
FileMakerは、直感的なマウス操作や日本語入力だけで、データベースやシステムを構築することができます。
また、FileMakerはリレーショナルデータベースとして機能し、複数の入力フォームを作成することが可能です。
２．MySQLを使用したシステム構築
Webベースのアプリケーションに特によく使用されます。
大規模なデータセットを扱う能力と、堅牢なセキュリティ機能があります。
そこまで規模が大きくない場合には、SQLiteという軽量で自己完結型のデータベースエンジンで、サーバー不要で、設定がほとんど不要です。小規模なアプリケーションに最適です。
これらのツールは、それぞれ異なる特性と利点を持っており、特定のニーズや要件に基づいて選択することができます。
あくまでも相場観というところですが、以下のようなところです。
顧客管理システム
30～50万円、開発期間 1～2か月
在庫管理システム
30～50万円、開発期間 1～2か月
営業管理システム
100～300万円、開発期間 1～3か月
受発注管理システム
300～500万円、開発期間 4～6か月
設計段階にどれだけ時間を要するかもコストに関わる大きなポイントです。
今回はAccessについてご紹介をいたしました。
Accessはメリットもデメリットもそれぞれあります。
使用用途、使用人数、使用環境、志向、優先順位によって選択ポイントが変わってきますので、
じっくり考えて開発・運用をご検討ください。
当社では、Accessを使用したシステムの改修・改善・メンテナンス等のシステム運用も承っております。
また、「VB.NET」というプログラミング言語でのシステム再構築や、FileMakerを使った開発なども行っております。
システムの長期的な安定性や効率性を考えながら、お客様がメリットを最も享受できるシステムをご提案いたします。
当社は「地域の明日を創造してゆく事業共創パートナー」をモットーに展開する、福岡市のソフトウェア受託開発会社です。
BtoC、BtoBともに各アプリケーション開発/運用、中小企業様のDX化のサポートなどを行っております。
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